Politique de conformité pénale

1. OBJECTIF

La présente Politique de Conformité Pénale a été élaborée conformément aux principales références normatives et aux meilleures pratiques en matière de conformité réglementaire.

Chez Eurodivisas, nous avons le ferme engagement de veiller au respect des principes éthiques et de bonne gouvernance, c'est pourquoi l'une de nos priorités est de développer une solide culture d'entreprise de conformité réglementaire, dans laquelle les valeurs éthiques de la société constituent des éléments centraux de notre activité et de notre prise de décision.

Cette Politique définit les rôles et responsabilités de tous les acteurs impliqués dans le Modèle de Conformité Pénale, des dirigeants et administrateurs à tous les employés de tous niveaux.

2. PORTÉE

La Politique de Conformité Pénale vise à établir une culture de conformité réglementaire en accord avec les valeurs et principes assumés par Eurodivisas, de manière à permettre le développement d'une conduite professionnelle honnête, intègre et transparente, ainsi qu'à montrer une ferme condamnation de la commission de tout type d'acte contraire aux principes et valeurs d'Eurodivisas, sans que sa commission puisse en aucun cas être justifiée sur la base d'un bénéfice pour l'organisation.

Ainsi, et conformément à la législation applicable, nous nous sommes dotés d'instruments normatifs internes et de systèmes de contrôle et de gestion adéquats dans le domaine de la détection et de la prévention des risques réglementaires et des non-conformités.

La présente Politique est l'un des éléments principaux du Système de Conformité d'Eurodivisas, s'appliquant à toutes les personnes concernées, indépendamment de leur localisation géographique, hiérarchique, fonctionnelle ou de la modalité contractuelle qui détermine leur relation avec la société.

3. DESCRIPTION. PRINCIPES DIRECTEURS

Eurodivisas promeut le respect de la légalité et du comportement éthique à tous les niveaux de l'entreprise, transmettant cet engagement et cette culture des membres de l'Organe d'Administration et de la Haute Direction à tous les niveaux de la société, ainsi qu'à toutes ses filiales.

La présente Politique développe les principes et directives générales d'Eurodivisas en matière de prévention et de détection des délits, mettant en évidence et renforçant l'engagement envers la bonne gouvernance d'entreprise, une culture d'entreprise éthique et la conformité réglementaire. Les principes qui doivent guider l'action d'Eurodivisas en matière de conformité réglementaire sont détaillés ci-dessous :

• Agir et exiger d'agir à tout moment conformément aux dispositions de la législation en vigueur.
• Diffuser l'engagement de l'entreprise sur le strict respect de la législation, qui est chargée d'établir les valeurs et principes qui inspirent l'action d'Eurodivisas. Ainsi, tant le Groupe Global Exchange qu'Eurodivisas inspirent leur action du Code Éthique, de la Politique Anticorruption et du Manuel de Prévention du Blanchiment de Capitaux et du Financement du Terrorisme.
• Promouvoir une culture de conformité dans toute l'organisation et ses composantes à travers la diffusion et la formation aux valeurs éthiques de l'entreprise, la conformité réglementaire et la déclaration du principe de tolérance zéro envers la commission de tout acte illicite.
• Évaluation continue des principales activités sensibles susceptibles d'être développées chez Eurodivisas.

Dans ce sens, les activités développées par Eurodivisas sont les suivantes :

• Achat de billets étrangers ou de chèques de voyage, avec paiement en euros.
• Vente de billets étrangers ou de chèques de voyage de leur contre-valeur en euros ou autres billets de banque étrangers.
• Tout cela de manière présentielle dans les établissements ouverts au public ou par vente en ligne.
• De plus, la société exerce dans les établissements ouverts au public des activités de commerce de détail de divers produits tels que des cartes téléphoniques, des billets pour des spectacles et des circuits touristiques, des dispositifs d'internet mobile, etc.
• Remboursement de TVA aux voyageurs étrangers en qualité d'agent d'entités autorisées.
• Promouvoir l'implantation, la supervision et l'amélioration continue des politiques, des procédures et des mécanismes de contrôle définis dans le Modèle de Conformité Pénale d'Eurodivisas.
• Diffuser à tous les membres de la société, à travers des programmes de communication et de formation adéquats, l'importance du respect de leurs fonctions et responsabilités dans le développement de leur activité.
• Mettre à disposition de toute l'entreprise les principes et normes qui doivent régir son action chez Eurodivisas.
• Définir les fonctions des organes de gouvernance en relation avec la conformité réglementaire, dans le but que leur gestion favorise le respect des directives et de la réglementation interne associée.
• Déterminer les mesures nécessaires pour garantir l'intégrité maximale dans l'élaboration et la présentation de l'information financière, ainsi que le respect adéquat de la législation en vigueur et de la réglementation en matière comptable.
• Fournir un cadre normatif et de conformité avec les tiers avec lesquels nous pourrions maintenir des relations d'affaires, afin d'assurer des pratiques intègres et honnêtes dans le cadre de la libre concurrence.
• Établir les mesures nécessaires pour se conformer à la législation et à la réglementation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel, en assurant les principes d'intimité, de qualité et de véracité dans le traitement des données.
• Fournir les mesures nécessaires pour prévenir, et le cas échéant, signaler les conduites qui pourraient être associées à la corruption et/ou au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme, ainsi que collaborer avec les organismes officiels.
• Fournir un environnement de travail sûr et sain, en relation avec la promotion d'une culture de sécurité et de santé au travail.
• Mettre à disposition de tous les membres de l'entreprise les canaux de communication adéquats, établissant le devoir d'informer et de dénoncer de bonne foi toute conduite irrégulière dont ils auraient connaissance ou soupçon. Eurodivisas garantit, dans tous les cas, la confidentialité et l'anonymat des personnes dénoncées et des dénonciateurs, ainsi que l'absence de représailles envers les dénonciateurs de bonne foi.
• Diffuser auprès de tout le personnel le code disciplinaire applicable, selon la réglementation du travail et les Conventions Collectives applicables, en cas de non-respect du Système de Conformité, de la réglementation interne et dans le cas de commission de faits ou de conduites qui pourraient être qualifiés de potentiellement délictueux.
• Réaliser une vérification périodique de la présente Politique et du Modèle de Conformité mis en place et promouvoir sa modification lorsque des infractions importantes à ses dispositions sont mises en évidence ou lorsque des changements se produisent dans la législation en vigueur, dans la structure de contrôle ou dans l'activité d'Eurodivisas qui les rendent nécessaires.

  4. MESURES ORGANISATIONNELLES : RÔLES ET RESPONSABILITÉS

L'engagement d'Eurodivisas envers la conformité réglementaire et les valeurs éthiques est intégré à tous les niveaux de l'entreprise, impliquant et étant transmis à toutes les personnes concernées. Cette politique décrit les mesures organisationnelles en matière de conformité réglementaire mises en œuvre chez Eurodivisas, et définit les rôles des parties impliquées (4.1.CEC, Organe d'Administration et Employés) dans le Modèle de Conformité Pénale ainsi que leurs principales fonctions et responsabilités.

4.1. COMITÉ D'ÉTHIQUE ET DE CONFORMITÉ

Le Comité d'Éthique et de Conformité d'Eurodivisas (ci-après, le "CEC") est un organe collégial dont la composition, les fonctions et le mode de fonctionnement sont régis par son propre Règlement de Fonctionnement. Le CEC est chargé de la supervision, du contrôle et de l'évaluation du bon fonctionnement du Modèle de Conformité d'Eurodivisas.

Dans l'exercice de ses fonctions, le CEC pourra solliciter le soutien et la collaboration d'autres domaines ou d'un tiers, à qui il pourra confier l'exécution de certaines activités relevant de ses fonctions. Afin de garantir l'efficacité maximale de ses activités, le CEC aura libre accès à toute la documentation d'Eurodivisas qui pourrait lui être utile. À cet égard, les responsables de tout domaine ou département d'Eurodivisas seront tenus de fournir toute information qui leur sera demandée concernant les activités du domaine ou du département liées à la possible commission d'un délit.

Enfin, le CEC disposera des ressources humaines et techniques nécessaires pour exercer sa fonction de la manière la plus efficace. De même, ils devront recevoir la formation nécessaire pour être parfaitement qualifiés et à jour pour le développement des activités définies dans le présent document.

4.2. ORGANE D'ADMINISTRATION

Le Conseil d'Administration, avec le soutien continu de la Haute Direction, assume un rôle de leadership et d'engagement basé sur la responsabilité, la transparence, l'intégrité et l'observance, afin de renforcer et d'adopter les initiatives permettant de renforcer la culture organisationnelle d'Eurodivisas.

4.3. OBLIGATIONS DE TOUS LES EMPLOYÉS D'EURODIVISAS

Les employés sont responsables de comprendre, observer et appliquer les valeurs et principes du Modèle de Conformité, proclamés dans la présente Politique, le Règlement du Canal Éthique, la Politique Anticorruption et le Manuel de Prévention du Blanchiment de Capitaux et du Financement du Terrorisme, ainsi que le reste des Politiques existantes chez Eurodivisas.

5. MESURES DE CONTRÔLE

Le Modèle de Conformité d'Eurodivisas comprend différentes mesures visant à prévenir et détecter les risques pénaux, ce Modèle étant supervisé annuellement ou lorsque des circonstances se manifestent qui conseillent de réduire ce délai et soumis à une politique d'amélioration continue.

5.1. CONTRÔLE DE PRÉVENTION

On entend par contrôles de prévention toutes les réglementations et politiques internes de l'entreprise, de nature générale (Code Disciplinaire, Code Éthique, formation, etc.) ou spécifique (contrôles conçus et mis en œuvre pour la prévention des risques pénaux spécifiques), qui contribuent à atténuer ex ante le risque que se produisent de mauvaises pratiques ou des manquements réglementaires dans le développement de l'activité.

La prévention de la commission de délits constitue un élément fondamental du Modèle de Conformité d'Eurodivisas, étant conscients de l'importance de mettre en place des mesures de prévention afin de minimiser l'exposition aux risques et d'éviter leur matérialisation.

5.2. CONTRÔLE DE DÉTECTION

Complémentairement aux contrôles de prévention mis en œuvre chez Eurodivisas, le Modèle de Conformité comprend des contrôles conçus pour la détection ex post de manquements, de conduites illégales ou de mauvaises pratiques contraires aux politiques, procédures ou valeurs de l'entreprise. Dans ce contexte, Eurodivisas dispose de contrôles de détection de nature générale comme le Canal Éthique, par lequel les personnes concernées et les tiers ayant un intérêt légitime peuvent communiquer des pratiques irrégulières.

Le Canal Éthique est accessible à tous les membres de l'organisation et aux groupes d'intérêt d'Eurodivisas, S.A, à travers lequel on peut informer du non-respect de la présente Politique de Conformité Pénale et des autres politiques appartenant au Système de Conformité.
On peut accéder au Canal Éthique mentionné via l'URL suivante : https://eurodivisas.globalsuitesolutions.com/ethicalchannel

5.3. CONTRÔLE DE RÉVISION

Le Modèle de Conformité d'Eurodivisas est soumis à une supervision et une amélioration continues, une révision annuelle étant réalisée conformément à ce qui est établi dans les politiques et procédures internes, le modifiant dans le cas où :

• Des changements normatifs, légaux ou jurisprudentiels de caractère pertinent affectant le Modèle se produisent.
• Des infractions pertinentes aux dispositions du Modèle sont mises en évidence.
• Des changements sont réalisés dans l'organisation, dans la structure de contrôle ou dans l'activité développée par Eurodivisas.

6. ACCEPTATION ET CONFORMITÉ

La présente Politique est diffusée à toutes les personnes concernées.
Toutes les personnes concernées sont tenues de se conformer à la Politique de Conformité Pénale dès leur incorporation à l'entreprise et pendant leur exercice professionnel.

Le non-respect de la présente Politique compromet la réputation et l'image de la société, c'est pourquoi toutes les personnes concernées sont tenues de porter à la connaissance du CEC toute conduite qui la contreviendrait ou pourrait la contrevenir. Le non-respect de la présente Politique pourrait entraîner l'application du Code Disciplinaire, pouvant conduire à l'extinction de la relation de travail ou à d'autres sanctions prévues dans le Statut des Travailleurs ou dans les conventions collectives correspondantes, sans préjudice des sanctions administratives ou pénales qui pourraient en découler.

7. VALIDITÉ

La présente Politique a été approuvée par l'Organe d'Administration d'Eurodivisas, s'incorporant à la réglementation interne de l'entreprise et restant en vigueur tant que son annulation ou sa modification ne sera pas approuvée. Toute modification de la présente Politique devra être approuvée par l'Organe d'Administration d'Eurodivisas.